Sla inhoud over

Het (penitentiair) dossier gevangeniswezen & vreemdelingenbewaring

In artikel 59 van de Penitentiaire beginselenwet (Pbw) is opgenomen dat er van gedetineerden dossiers worden opgemaakt en bijgehouden. In de Penitentiaire Maatregel (PM) is vervolgens nader uitgewerkt welke dossiers er worden bijgehouden: het penitentiair dossier, het inrichtingsdossier en het medisch dossier.^[1] Op deze dossiers is naast het penitentiair recht ook de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) van toepassing.^[2] In januari 2019 is een wijziging van deze wet in werking getreden waarmee de Richtlijn (EU) 2016/680 werd geïmplementeerd.

De medische dossiers die in een penitentiaire inrichting worden bijgehouden vallen onder de behandelingsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek en worden daarom in dit dossier buiten beschouwing gelaten.^[3]

Penitentiair dossier

Met uitzondering van personen in vreemdelingenbewaring wordt van iedere gedetineerde (inclusief deelnemers aan een penitentiair programma) een penitentiair dossier opgemaakt.^[4] Het penitentiair dossier heeft als doel de daarin verzamelde informatie te gebruiken voor de monitoring van de huidige detentie of nieuwe detenties binnen een termijn van tien jaar. Van justitiabelen in de vreemdelingenbewaring wordt dit niet gedaan omdat het verblijf in beginsel kort duurt en er geen sprake is van een vervolgdetentie.^[5] Van justitiabelen in de vreemdelingenbewaring wordt alleen een inrichtingsdossier bijgehouden. Van andere gedetineerden wordt zowel een penitentiair dossier als een inrichtingsdossier bijgehouden.

De afdeling Detentie & Re-integratie in de penitentiaire inrichting is verantwoordelijk voor het penitentiair dossier van gedetineerden. In artikel 36 PM is vastgelegd dat de volgende stukken zorgvuldig in een vaste standaardindeling worden opgenomen:

overzicht van de periodes en inrichtingen van verblijf;
alle selectie- en plaatsingsvoorstellen;
registratiekaarten;
de in artikel 37 PM genoemde bescheiden, gerangschikt per inrichting.

De in artikel 37 PM genoemde bescheiden zijn:

eindrapportage van de inrichting dan wel het penitentiair programma bij invrijheidstelling;
een kopie van het selectieadvies, een overplaatsingsvoorstel of een voorstel tot deelname aan het penitentiair programma of de beëindiging daarvan, inclusief de bijbehorende adviezen.
de meest recente registratiekaart;
andere belangrijke justitiële documenten, waaronder:

de grond voor opneming als bedoeld in artikel 6:2:1 WvSv (een extract van het vonnis);
formulieren betreffende verlof en beslissingen daarop;
alle (over)plaatsingsbeslissingen en beslissingen tot deelname aan een penitentiair programma;
gratieverzoeken en de daarop genomen beslissing;
verzoeken om strafonderbreking en de genomen beslissing daarop;
mededelingen omtrent de voorwaardelijke invrijheidstelling;

uitslagen van urinecontroles of een samenvattend overzicht daarvan;
(kopieën van) strafrapporten, bijzondere voorvallen en interne meldingen;
documenten over beklag- en beroepzaken;
kopieën van de correspondentie van de inrichting over de gedetineerde;
kopie van het intakeformulier per inrichting van verblijf;
samenvattingen van periodieke besprekingen over gedetineerden in inrichtingsoverleggen;
risicotaxaties & delict analyses;
detentie- en re-integratieplan en de aangebrachte aanpassingen.

De RSJ heeft geoordeeld dat uit de tekst van de PM valt op te maken dat de integrale tekst van de bovengenoemde stukken in het penitentiaire dossier opgenomen moet worden.^[6]

Het penitentiair ‘strafblad’

De directeur dient elke oplegging van disciplinaire straffen en de wijziging daarvan bij te houden.^[7] Al deze straffen komen ook terecht in het penitentiair dossier. Dit betekent dat er in het penitentiair dossier een soort penitentiair ‘strafblad’ wordt bijgehouden van de detentie. Dit ‘strafblad’ kan bepalend zijn voor het al dan niet promoveren of degraderen, overplaatsingsbeslissingen en vrijheden (verlof en detentiefasering) binnen de detentie.^[8] Daarnaast kunnen gegevens uit het penitentiaire strafblad een rol spelen bij de bepaling van de strafmaat bij het opleggen van een disciplinaire straf.^[9]

Risicotaxaties

De adviesrapportages afkomstig van het Gedetineerden Recherche Informatie Punt (GRIP) worden ook in het penitentiair dossier opgenomen. Dit geldt niet voor de aan de adviezen ten grondslag liggende informatie die het GRIP heeft verzameld.^[10] Met de inwerkingtreding van de Wet Straffen en Beschermen is bovendien in de Pbw opgenomen dat, indien het risico aanwezig wordt geacht dat een gedetineerde een ernstig gewelds- of zedenmisdrijf zal begaan, de directeur van de inrichting, de minister van Rechtsbescherming, de Minister van Justitie en Veiligheid, de burgemeester, de reclassering, het openbaar ministerie en de politie elkaar de daarop betrekking hebbende gegevens dienen te verstrekken voor zover dit noodzakelijk is in de uitoefening van ieders taak en ter bescherming van de veiligheid van anderen. Wanneer dit gebeurt, dient de directeur van de inrichting op de hoogte te worden gesteld zodat e.e.a. vastgelegd kan worden in het penitentiair dossier.^[11]

Het inrichtingsdossier: de overige stukken

Alle andere stukken die niet op grond van de Penitentiaire Maatregel worden opgenomen in het penitentiair dossier, worden opgenomen in het inrichtingsdossier.^[12] Een voorbeeld van dergelijke overige stukken zijn de dagrapportages of afdelingsrapportages.^[13] Het inrichtingsdossier wordt niet verzonden naar een volgende inrichting. Het betreft een dossier specifiek voor de betreffende inrichting zelf.^[14]

Wijze van vastlegging

Het penitentiair dossier en het inrichtingsdossier worden digitaal vastgelegd in het programma TULP (Tenuitvoerlegging Persoonsgebonden straffen). Dit is tevens het registratiesysteem waarin persoonsgegevens van gedetineerden in opgenomen zijn die voor de inrichting van belang zijn, zoals de insluittitel, identificatiegegevens, gegevens over de gezondheid, godsdienst etc.^[15]

Inzagerecht
Naast het penitentiair recht is ook de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een justitiabele het recht om, op diens schriftelijke verzoek, binnen vier weken van Onze Minister uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, indien er gegevens verwerkt worden, deze gegevens in te zien.^[16] Een gedetineerde hoeft een verzoek tot inzagen niet te motiveren. Dit schriftelijk verzoek kan tevens worden gedaan door een daartoe gemachtigde advocaat.^[17]

Het recht op inzage in het penitentiair dossier behelst inzage in de integrale tekst van de stukken van het penitentiair dossier. Er kan niet worden volstaan met het enkele vermelden daarvan in de inhoudsopgave.^[18] Daarbij dient het inzagerecht effectief te zijn, wat wil zeggen het herkennen, begrijpen, controleren en – zo nodig – kunnen aanvechten van de gegevens.^[19] Dit betekent dat de inhoud van het dossier zo nodig vertaald moet worden of in begrijpelijke termen moet worden uitgelegd.^[20] Een gedetineerde mag eveneens aantekeningen maken bij inzage in zijn penitentiair dossier.^[21] De directeur mag wel namen anonimiseren ter bescherming van de belangen van anderen.^[22] De verstrekking van de gegevens geschiedt in beginsel kosteloos.^[23]

Het recht op inzage moet worden onderscheiden van het kunnen ontvangen van een afschrift of kopie van (stukken uit) het penitentiair dossier. Het recht op het ontvangen van kopieën en afschriften was voor de wijziging van de Wjsg geregeld in artikel 15 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het recht op het ontvangen van kopieën is niet opgenomen in de Wjsg. In het kader van de verstrekking van een afschrift of kopie is het volgens de beroepscommissie van de RSJ niet onredelijk om bepaalde voorwaarden te stellen.^[24] Zo kan in redelijkheid worden verlangd dat de gedetineerde opgave doet van de stukken waarvan hij in het bijzonder afschrift of kopie wenst. Dit levert dit geen ongerechtvaardigde beperking van het inzagerecht op.^[25]

De justitiabele kan inzage in zijn of haar dossier verzoeken bij de inrichting waar hij of zij verblijft of, na invrijheidstelling, waar hij of zij het laatst verbleven heeft. Dit verzoek dient schriftelijk te worden gedaan en de aanvrager dient zich te kunnen legitimeren. Indien de inrichting waar een justitiabele als laatst verbleven heeft niet meer open is, kan hij of zij zich wenden tot de Divisie Individuele zaken van DJI.

Beperkingen op het inzagerecht

Uit de Wjsg volgt dat het uitgangspunt is dat een justitiabele recht heeft om van de directeur inzage te krijgen in de persoonsgegevens die van hem worden verwerkt.^[26] De directeur kan op grond van artikel 21 wjsg het inzagerecht slechts beperken indien dit een noodzakelijke en evenredig maatregel is om:

belemmering van gerechtelijke onderzoeken of procedures te vermijden;
nadelige gevolgen voor de voorkoming, de opsporing, het onderzoek en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen te vermijden;
ter bescherming van de openbare veiligheid;
ter bescherming van de rechten en vrijheden van derden;
ter bescherming van de nationale veiligheid;
in geval van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek.

Volgens de beroepscommissie van de RSJ is het relevant dat de beperking van het inzagerecht in verhouding staat tot het te beschermen belang van een ander, waartoe moet worden gerekend, de belangen waarvoor de directeur in de inrichting verantwoordelijk is.^[27] De enkele stelling dat in het dossier de namen van anderen zijn opgenomen, waaronder welk personeelslid wat heeft opgemerkt, is geen reden voor de inperking van het inzagerecht. Dit kan anders zijn indien de bekendmaking van de namen de orde en veiligheid in de inrichting in het geding brengt.^[28] Verder dient een in de huisregels opgenomen beperking op het inzagerecht die strijdig is met de Wjsg buiten toepassing te worden gelaten.^[29]

Verstrekking van gegevens aan derden

Indien de directeur inzage aan een justitiabele weigert, kan hij een lid van de commissie van toezicht inzage geven in de gegevens die aan de gedetineerde worden onthouden. Dit lid moet in dat geval worden gemachtigd door de gedetineerde om de stukken te mogen inzien.^[30] Leden van de commissie van toezicht kunnen echter ook eigenhandig kennis nemen van het penitentiair- of inrichtingsdossier, tenzij de justitiabele daartegen bezwaar maakt.^[31]

Aan de Minister en door hem aan te wijzen ambtenaren kunnen gegevens uit het dossier worden verstrekt. Dit kan alleen indien het noodzakelijk is ter behandeling van verzoeken en procedures van een justitiabele en het beheer van de dossiers. Hetzelfde geldt voor de selectiefunctionaris, de directeur en de door hem aangewezen medewerkers. Zo mocht de directeur van een inrichting een psychiater van het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) inzage geven in het penitentiair dossier van een gedetineerde in het kader van de beoordeling tot het voortduren van het ‘boeienregime’.^[32]

Doorsturen van het dossier

Bij elk voorstel tot selectie dat de directeur doet aan de selectiefunctionaris, bijvoorbeeld een overplaatsingsverzoek of een verlofaanvraag, zendt hij het penitentiair dossier mee aan de selectiefunctionaris. De selectiefunctionaris kan op die manier deze informatie raadplegen voor het nemen van een beslissing.^[33] Indien een gedetineerde wordt overgeplaatst naar een andere inrichting zendt de directeur het penitentiair dossier naar de inrichting waar de gedetineerde naar toe wordt overgeplaatst. Bij deelname aan een penitentiair programma (PP) is dat de inrichting waar de gedetineerde gedurende het PP administratief staat ingeschreven. Bij de overplaatsing naar de forensische zorg (een kliniek) zendt de directeur de voor een goede en veilige verlening van de forensische zorg noodzakelijk geachte bescheiden uit het penitentiair dossier naar het hoofd van die instelling. Indien een gedetineerde in vrijheid wordt gesteld, ontvlucht of overlijdt, zendt de directeur het penitentiair dossier naar de Minister.^[34]

Rectificatie of uitwissing van gegevens

Wanneer er sprake is van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens, heeft een justitiabele recht op rectificatie dan wel aanvulling daarvan.^[35] Daarnaast heeft een justitiabele recht op een zonder onnodige vertraging vernietiging van de gegevens indien de verwerking ervan strijdig is met een wettelijk voorschrift.^[36] Indien de gedetineerde de juistheid van de gegeven betwist, maar de onjuistheid niet kan worden geverifieerd worden de gegevens afgeschermd in plaats van vernietigd.^[37] Inperking van deze rechten kan alleen op de gronden genoemd in artikel 21 tweede lid Wjsg. Dit zijn dezelfde gronden als die gelden voor de inperking van het inzagerecht.

Beklag en beroep

Een justitiabele kan een verzoek doen tot uitoefening van bovengenoemde rechten bij de directeur van de inrichting. Vaak staat er in de huisregels van de inrichting vermeld dat een justitiabele een verzoek tot inzage kan indienen tot inzage van het (penitentiair) dossier. Tegen de beslissing van de directeur op het verzoek of de (gedeeltelijke) weigering daarvan staat beklag open op grond van artikel 60 van de Pbw.^[38]

Naast het volgen van de beklag- en beroepsprocedure op grond van de Pbw is het ook mogelijk om de in de Wjsg genoemde procedure te bewandelen.^[39] De gedetineerde kan zich binnen de termijn bepaald voor het beroep op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) tot de Autoriteit persoonsgegevens wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil. Nadat de behandeling is beëindigd kan binnen zes weken beroep worden ingesteld op grond van de Awb.

Bewaartermijn en vernietiging

De Minister bewaart het penitentiair dossier gedurende een termijn van tien jaar, vanaf het tijdstip dat het dossier wordt ontvangen. Na tien jaar worden de stukken vernietigd of zodanig geanonimiseerd dat ze niet meer te herleiden zijn tot de gedetineerde.^[40] Voor het anonimiseren van een dossier kan bijvoorbeeld worden gekozen indien het nog gebruikt moet worden in een wetenschappelijk onderzoek.^[41] Op het vernietigen of anonimiseren kan een uitzondering worden gemaakt indien dit in strijd is met een belang van een ander dan de gedetineerde. Hierbij kan gedacht worden aan de situatie waarin een gedetineerde een klacht of schadeclaim heeft ingediend tegen (een personeelslid van) de inrichting.^[42] Deze bewaartermijn van tien jaar vervalt indien de gedetineerde binnen die tien jaar opnieuw gedetineerd raakt. Het inrichtingsdossier wordt zes maanden na het einde van de detentie vernietigd. Ook deze termijn vervalt indien de justitiabele binnen zes maanden opnieuw gedetineerd raakt.^[43]

[1] Artikel 35 PM, artikel 37 lid 2 PM en artikel 21a lid 4 PM en verder.

[2] Kamerstukken II 2017/18, 34 889, nr. 3, p. 13 en 31.

[3] Staatsblad 1998, nr. 111, p. 45.

[4] Artikel 35 PM.

[5] Besluit van 23 februari 1998, houdende de vaststelling van de Penitentiaire maatregel en daarmee verband houdende wijziging van enige andere regelingen, Stb. 1998, 111, p. 44.

[6] RSJ 15 augustus 2005, 05/1150/GA.

[7] Artikel 54, eerste lid, Pbw.

[8] H. Cremers, G. de Jonge & J. Serrarens, Bajesboek Online, Juli 2022, p. 285.

[9] RSJ 19 juli 2004, 04/0868/GA en RSJ 23 november 2015, 15/2167/GA.

[10] RSJ 12 juni 2010, 10/0533/GA en RSJ 7 maart 2017, 16/3524/GA, 36/3711/GA, 16/3836/GA

[11] Artikel 18b Pbw.

[12] Artikel 37, tweede lid, PM.

[13] RSJ 25 juli 2002, 02/0871/GA en RSJ 17 maart 2014, 13/2770/GA.

[14] H. Cremers, G. de Jonge & J. Serrarens, Bajesboek Online, 2023, p. 362.

[15] G. de Jonge en H. Cremers, Bajesboek. Handboek voor gedetineerden, Breda: Papieren Tijger 2008, p. 219.

[16] Artikel 18 Wjsg jo. art. 51b Wjsg.

[17] Artikel 20 lid 4 Wjsg jo. art. 51b Wjsg.