Het jeugdigendossier

Het penitentiair dossier van een jeugdige kent veel overeenkomsten met de penitentiaire dossiers van volwassen gedetineerden en tbs-ers. Vergelijkbaar zijn bijvoorbeeld de bewaarregels van de dossiers en het recht op inzage.

Verder is ook de Beginselenwet justitiële jeugdrichtingen (hierna: Bjj) en het Regelement justitiële jeugdinrichtingen (hierna: Rjj) van toepassing op de dossiers van jeugdige en is de Wet Justitiële en strafvorderlijke gegevens (hierna: Wsjg) van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens op grond van de Bjj.^[1] In januari 2020 is een wijziging van deze wet in werking getreden, waarmee de Richtlijn (EU) 2016/680 werd geïmplementeerd.

De directeur van de inrichting draagt op grond van artikel 63 Bjj zorg dat ten dienste van het verblijf van de jeugdige een dossier wordt aangelegd en bijgehouden.

Indeling dossier
Het dossier heeft een standaard indeling. Volgens artikel 66 Rjj worden de volgende gegevens in ieder geval opgenomen:

• persoons- en identificatiegegevens;
• justitiële gegevens;
• opvang- of behandelgegevens;
• gegevens omtrent het verblijf.
  
  

Documenten in dossier

Op grond van artikel 63, eerste lid, Bjj dienen de volgende documenten in ieder geval in het dossier te worden opgenomen:

• rapporten uitgebracht door of aan de inrichting betreffende de tenuitvoerlegging van de aan de jeugdige opgelegde vrijheidsstraf of vrijheidsbenemende maatregel;
• het perspectiefplan;
• op schrift gestelde samenvattingen van besprekingen voor zover betrekking hebbende op de vaststelling en de wijziging van het verblijfs- en behandelplan;
• evaluatieverslagen;
• opname- en ontslaggegevens;
• de aantekening omtrent de oplegging van een disciplinaire straf als bedoeld in artikel 58, eerste lid, Bjj;
• adviezen en aantekeningen als bedoeld in artikel 77t, vijfde lid, van het Wetboek van Strafrecht.
  
  

Op grond van artikel 67 Rjj dienen daarnaast een aantal andere gegevens in het dossier van de jeugdige opgenomen te worden:

• Afschriften van mededelingen, bedoeld in artikel 62, eerste en tweede lid, Bjj (mededeling in het kader van poststukken, verbod van voeren van bepaalde    telefoongesprekken en dergelijke);
• uitspraken van de beklagcommissie en de beroepscommissie alsmede mededelingen, bedoeld in artikel 64, vijfde lid, Bjj (mededelingen van resultaten bemiddeling);
• ontvangen afschriften van rechterlijke beslissingen betreffende de vrijheidsstraf of vrijheidsbenemende maatregel;
• kopieën van correspondentie van de inrichting over de jeugdige;
• formulieren betreffende verlof en daarop genomen beslissingen alsmede machtigingen van Onze Minister, bedoeld in artikel 30, eerste lid, Bjj;
• verzoeken om strafonderbreking en daarop genomen beslissingen;
• gratieverzoeken en daarop genomen beslissingen;
• mededelingen omtrent de voorwaardelijke invrijheidstelling;
• gegevens omtrent de gezondheid van de jeugdige en te zijnen aanzien uitgevoerde verrichtingen, een en ander voor zover de opname van deze gegevens voor een goede opvang of behandeling van hem noodzakelijk is.
  
  

Informatie die toegevoegd wordt aan het dossier dient zoveel mogelijk besproken te worden met de jeugdige. Openheid daarin is zeer belangrijk.^[2]

Bewaarplaats- en duur

Zolang de jeugdige in de inrichting verblijft, wordt het dossier in een afsluitbare ruimte bewaard. Dit dossier wordt overhandigd aan de inrichting van bestemming indien er sprake is van een overplaatsing (artikel 70 Rjj). Het dossier wordt tien jaar bewaard, te rekenen vanaf het tijdstip dat de vrijheidsstraf of maatregel eindigt (artikel 71 Rjj). Na tien jaar worden de gegevens vernietigd of bewerkt, zodat de informatie niet herleidbaar is tot de jeugdige. Indien de jeugdige binnen tien jaar opnieuw wordt veroordeeld, wordt de termijn geschorst voor de duur van de tenuitvoerlegging van de nieuwe vrijheidsstraf of maatregel.

Inzagerechten
De jeugdige heeft op grond van artikel 68, eerste lid, Rjj recht op inzage in zijn dossier. Voor zover een onderwerp niet is geregeld in de Rjj wordt er terugverwezen naar Wsjg.^[3] Hier vallen ook dossiers van jeugdigen in justitiële jeugdinrichtingen onder.
Ook de ouders of voogd, de stiefouders of pleegouders mogen het penitentiair dossier van de jeugdige inzien, tenzij de belangen van het kind zich daartegen verzetten of inzage achterwege dient te blijven ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van anderen (artikel 69, eerste lid, Rjj).
Zodra de jeugdige zestien jaar is geworden dient hij of zij toestemming te geven voor de inzage in het dossier.^[4] Naast ouders of voogden hebben ook voogdij- instellingen, reclassering en de Raad voor de Kinderbescherming recht op inzage in het dossier van de jeugdige voor zover dit nodig is voor de uitoefening van hun taken (artikel 69 lid 2 Rjj).

Ook aan de Minister, de selectiefunctionaris, de directeur en door dezen aan te wijzen personeelsleden of medewerkers kunnen gegevens uit het dossier worden verstrekt, voor zover dat noodzakelijk is voor (artikel 69 lid 3 Rjj):

• de behandeling van verzoeken, de jeugdige betreffende;
• de behandeling van procedures, de jeugdige betreffende;
• het beheer van de dossiers;
• de behandeling van andere beslissingen, de jeugdige betreffende.

De beroepscommissie van de RSJ heeft geoordeeld dat de Bjj, het Rjj noch de Wjsg een recht van de advocaat op inzage in of een afschrift van (delen van) het dossier van de jeugdige erkent. De  directeur dient (bijvoorbeeld) een advocaat slechts inzage in het dossier te geven, in het geval dat de jeugdige bepaalde gegevens wordt onthouden en de jeugdige zijn advocaat heeft gemachtigd om die gegevens in te zien. Verder kan de advocaat, in het kader van een beklag- en beroepsprocedure, beschikken over dezelfde stukken als de jeugdige. In dat kader kan de advocaat – mits daartoe gemachtigd door de jeugdige – gericht vragen om een kopie van het perspectiefplan en het evaluatieverslag.^[5]

Inzage in het dossier kan verzocht worden bij de inrichting waar de jeugdige verblijft of, na invrijheidstelling, waar hij of zij het laatst verbleven heeft. Dit verzoek dient schriftelijk te worden gedaan en de aanvrager dient zich te kunnen legitimeren. Indien de inrichting waar een jeugdige als laatst verbleven heeft niet meer open is, kan hij of zij zich wenden tot Divisie Individuele zaken van DJI. 

Beperkingen op het inzagerecht
Op grond van het tweede lid van artikel 68 Rjj kan het inzagerecht worden beperkt indien dit noodzakelijk is voor:

• de orde of de veiligheid in de inrichting;
• de geestelijke of lichamelijke ontwikkeling van de jeugdige;
• de persoonlijke levenssfeer van anderen dan de jeugdige, voor zover zij niet bij de tenuitvoerlegging betrokken zijn.

Het inzagerecht kan ook worden beperkt indien de uitvoering van het perspectiefplan dit vereist.

De directeur kan op grond van artikel 68, derde lid, Rjj het recht op inzage van evaluatieverslagen beperken tot een daarvan gemaakte samenvatting, indien de uitvoering van het perspectiefplan dit vereist.^[6] Hiervoor kan gekozen worden indien behandeling van de jeugdige dit vereist.^[7] Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat tijdens een gesprek de scherpe kanten van hetgeen op schrift staat worden genuanceerd.^[8]

Indien het recht op inzage van het dossier wordt beperkt, kan de directeur de jeugdige mondeling kennis geven van de gegevens of een door de jeugdige gemachtigde persoon inzage geven (artikel 68, vierde lid, sub a en b Rjj).

Rectificatie of uitwissing van gegevens

De rapporten met betrekking tot de tenuitvoerlegging van de straf of maatregel dienen telkens beschikbaar te zijn voor bevoegde personen (hierbij kan gedacht worden aan behandelaars en de jeugdige zelf) en dienen gemakkelijk toegankelijk te zijn. De jeugdige moet, waar mogelijk, de kans hebben om feiten in het dossier te weerspreken en te laten corrigeren.

Wanneer er sprake is van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens, heeft een justitiabele recht op rectificatie dan wel aanvulling daarvan.^[9] Daarnaast heeft een justitiabele recht op een, zonder onnodige vertraging, vernietiging van de gegevens indien de verwerking ervan strijdig is met een wettelijk voorschrift.^[10] Indien de gedetineerde de juistheid van de gegevens betwist, maar de onjuistheid niet kan worden geverifieerd worden de gegevens afgeschermd in plaats van vernietigd.^[11] Inperking van deze rechten kan alleen op de gronden genoemd in artikel 21, tweede lid, Wjsg. Dit zijn dezelfde gronden als die gelden voor de inperking van het inzagerecht.

Bemiddeling en beklag

Indien het recht op inzage voor de jeugdige wordt beperkt, heeft de jeugdige de mogelijkheid om zich tot de maandcommissaris te wenden met het verzoek om te bemiddelen tussen hem of haar en de directie. Dit verzoek kan gedaan worden, indien het gaat om gedragingen jegens de jeugdige of een bij of krachtens de wet gestelde zorgplicht (artikel 64, eerste lid, Bjj).

Tevens heeft de jeugdige het recht om binnen zeven dagen nadat de jeugdige kennis heeft gekregen van de beslissing waartegen beklag open staat, in beklag te gaan (artikel 66 Bjj). Het klaagschrift vermeldt zo nauwkeurig mogelijk de beslissing waarover wordt geklaagd en de redenen van het beklag.

Indien er eerst een verzoek tot bemiddeling is gedaan, geldt dat de indiening van het klaagschrift moet zijn geschied uiterlijk op de zevende dag na die waarop de jeugdige de schriftelijke mededeling van bevindingen van de maandcommissaris heeft ontvangen. Het indienen van een verzoek tot bemiddeling, stuit de in artikel 66, zevende lid, genoemde termijn voor het indienen van een klaagschrift (artikel 66, achtste lid, Bjj).

                                                                                                                                                             
[1] Kamerstukken II 2017/18, 34 889, nr. 3, p. 13 en 31.

[2] G. de Jonge & A.P. van der Linden, ‘Jeugd en strafrecht: een leer- en praktijkboek  over het (internationale) jeugdstrafrecht en jeugdstrafrecht’, Kluwer: Deventer 2004, p. 227.

[3] Artikel 18 Wsjg.

[4] RSJ 12/3535/JA, 12 maart 2013, beroep

[5] RSJ 15 september 2020, R-20/6567/JA en R-20/6583/JA.

[6] Artikel 22 Wjsg jo. 51b Wjsg

[7] G. de Jonge & A.P. van der Linden, ‘Jeugd en strafrecht: een leer- en praktijkboek  over het (internationale) jeugdstrafrecht en jeugdstrafrecht’, Kluwer: Deventer 2004, p. 228

[8] Besluit van 5 juli 2001, houdende vaststelling van het Reglement justitiële jeugdinrichtingen en daarmee verband houdende wijziging van enkele besluiten (Reglement justitiële jeugdinrichtingen), Nota van toelichting, artikel 68 RJJ.

[9] Artikel 22 Wjsg jo. 51b Wjsg.

[10] Artikel 22 lid 2 Wjsg jo. 51b Wjsg.

[11] Artikel 22 lid 3 Wjsg jo. 51b Wjsg.